Alertas visibles — formato condicional y validación de datos
Una hoja bien hecha impide que entre lo que no debe y avisa con colores cuando algo se sale de rango. Hoy la construyes y la pones a prueba, como el tul nasa que solo admite cada planta en su categoría.
Antes de la tecnología, este saber.
En los resguardos nasa de Toribío, Tacueyó y San Francisco, en el Cauca, la huerta de la casa se llama tul. No es un cultivo: es «la casa grande», donde conviven muchas especies bajo normas de equilibrio (Prieto Novoa y León-Sicard, 2024). Cada planta pertenece a una categoría: fría, caliente, dulce o brava. Y se siembra según esa categoría, para que unas no dañen a otras. Una planta no puede ser «más o menos caliente»: es de una categoría o de otra, y el tul funciona porque nadie mete una planta donde no va. Eso es una lista de valores válidos. En Excel se llama validación de datos, y el color que avisa cuando algo se sale de su sitio se llama formato condicional. La cara de exclusión: el estudio encontró que solo el 43 % de las familias mantiene el tul. La escuela foránea, las tecnologías agrícolas modernas y los cultivos ilícitos lo van borrando. Hoy vas a construir una hoja que, como el tul, solo admite lo que pertenece y avisa cuando algo se sale.
Fuente. Prieto Novoa, F. N. y León-Sicard, T. E. (2024). Actores y redes en la configuración del agroecosistema Tul Nasa en los resguardos indígenas de Toribío, Tacueyó y San Francisco en el departamento del Cauca, Colombia. Luna Azul, (59), 53--77.
En el tul no se siembra una planta caliente donde va una fría, y nadie tiene que revisarlo después. Cuando alguien escriba «cinco punto cinco» en la columna de notas, ¿tu hoja lo deja pasar? ¿Y cómo te avisa de una nota de 1,0 en una lista de treinta?
La mayoría de los errores en una tabla entran por una celda que nadie protegió. Validar y resaltar es lo que convierte una hoja en una herramienta que cuida a quien la usa.
"Cuando alguien escriba «cinco punto cinco» en la columna de notas, ¿tu hoja lo deja pasar?"
Esto vas a recorrer hoy.
- 1
El tul y sus cuatro categorías
10 min - 2
Actividad 1 · El semáforo de las notas
15 min - 3
Actividad 2 · La hoja que se cuida sola
30 min - 4
Actividad 3 · Cinco intentos de romper la hoja
25 min - 5
Tres ideas y tu compromiso
10 min
Cuaderno: empieza en página nueva con este encabezado —Guía · Tema · Fecha—. Solo lo que aparezca en los bloques de actividad y en los de saber ancestral y triángulo va al cuaderno; el resto es para leer y entender.
La nota de siete
En 3 minutos, escribe 7 en una columna de notas y mira que Excel no dice nada. ¿Qué tendría que pasar para que la hoja se diera cuenta?
5 minEn la sesión 7 hiciste tres gráficos honestos y criticaste uno engañoso.
En la sesión 9 haces un mini estudio de datos con todo lo aprendido en el periodo.
Las 6 palabras que vas a entender hoy.
Domina estas ideas y todo lo demás cae solo. Léelas antes de abrir el PDF.
Las dos herramientas
-
Formato condicional
Pinta una celda según su valor. La hoja avisa con color sin que leas fila por fila.
Ej. Nota menor que 3 en rojo, mayor que 4 en verde. Se aplica en Inicio, Formato condicional.
-
Validación de datos
Impide que entre lo que no debe. Rechaza el dato y muestra un mensaje.
Ej. Notas solo entre 0 y 5. Se aplica en Datos, Validación de datos.
-
Lista desplegable
Tipo de validación que solo acepta lo que está en una lista, como las cuatro categorías del tul.
Ej. Asistencia solo puede ser Presente, Ausente o Excusa.
Cómo se usan
-
Escala de colores
Formato condicional que pinta del rojo al verde según dónde cae el valor dentro del rango.
Ej. En una columna de notas, la más baja queda roja y la más alta verde, sin escribir reglas una por una.
-
Prevenir o resaltar
Lo que se puede impedir antes de que entre se valida; lo que ya está y hay que ver rápido se resalta.
Ej. Una nota de 7 se previene con validación. Una nota de 1,0 se resalta con color.
-
Mensaje de error
Texto que muestra la validación al rechazar un dato. Tiene título y explicación.
Ej. Título, «Nota fuera de rango». Explicación, «La nota debe estar entre 0 y 5».
Ahora, a tu cuaderno.
Estas son las actividades que vas a desarrollar y dejar registradas. Lo que NO aparece como Actividad es para entender, no para copiar.
El semáforo de las notas
- Abre una tabla con diez notas, reales o inventadas, mezclando aprobadas y reprobadas.
- Selecciona la columna de notas. Inicio, Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, Menor que 3, relleno rojo.
- Añade otra regla, Mayor que 4, relleno verde.
- Mira la columna y anota qué sabes ahora en dos segundos que antes tenías que buscar fila por fila.
- Título:
- «Actividad 1 — El semáforo de las notas»
- Formato:
- las dos reglas que aplicaste, escritas tal cual, y una línea sobre qué te muestra la columna de un vistazo
- Extensión:
- un tercio de página
- Las dos reglas están escritas.
- Puedes decir cuántas notas quedaron en rojo sin volver a mirar.
La hoja que se cuida sola
- Con tu pareja, preparen una tabla con quince registros y cinco columnas, Nombre, Nota 1, Nota 2, Gastos de la semana, Asistencia.
- Formato condicional en tres columnas, Nota 1 con escala de colores, Gastos resaltando los que pasen un límite, Asistencia marcando las faltas.
- Validación en dos columnas, Nota 2 solo acepta decimales entre 0 y 5, Asistencia solo acepta la lista Presente, Ausente, Excusa.
- A cada validación pónganle un mensaje de error con título y explicación.
- Prueben una vez cada regla antes de seguir.
- Título:
- «Actividad 2 — La hoja que se cuida sola»
- Formato:
- tabla de 5 filas y 3 columnas (columna / herramienta usada / regla escrita tal cual)
- Extensión:
- media página
- Las cinco columnas tienen su regla.
- Probaste una vez cada regla sin que fallara.
Cinco intentos de romper la hoja
- Intercambia la hoja con tu pareja.
- Intenta meter cinco datos que no deben entrar, una nota de 7, una nota con letras, una asistencia fuera de la lista, un gasto negativo y un nombre de doscientas letras.
- Toma la captura de cada mensaje que recibas.
- Anota qué intento pasó sin que la hoja lo detuviera, si alguno.
- Devuelve la hoja con tus hallazgos y corrige la tuya con los que recibas.
- Título:
- «Actividad 3 — Cinco intentos de romper la hoja»
- Formato:
- tabla de 5 filas y 3 columnas (dato que intenté / qué hizo la hoja / mensaje que recibí), más la lista de lo que corregí en la mía
- Extensión:
- media página
- Los cinco intentos tienen su resultado anotado.
- Tu hoja rechaza los cinco después de corregirla.
Ahora aplica lo aprendido.
Tienes el PDF leído. Aquí pones las manos. Estos labs te ayudan a verificar que entendiste antes de la próxima clase.
¿Sabes hacer que la hoja avise?
Cinco preguntas para verificar que distingues prevenir de resaltar y sabes usar las dos herramientas. No va al cuaderno.
- 1 Quieres que nadie pueda escribir una nota mayor que 5 en la columna. ¿Qué usas?
- 2 La columna de asistencia debe aceptar solo Presente, Ausente o Excusa. ¿Qué regla de validación conviene?
- 3 Una nota de 1,0 entra a la columna porque está entre 0 y 5. ¿Cómo hacer que se note rápido?
- 4 Una validación rechaza el dato y no muestra ningún mensaje. ¿Qué pasa con la persona que escribía?
- 5 ¿Cuál de estas es una buena razón para no pintar toda la hoja con formato condicional?
¡Completaste el quiz!
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Tres ideas para cerrar.
Tres ideas de tres pensadores, contadas con palabras de esta guía. Elige una y responde su pregunta en tu cuaderno.
Enrique Dussel
lente del nosotrosLa conciencia ética es la capacidad de escuchar la voz del otro, incluso cuando cuestiona el sistema en que vivimos.
— idea tomada de Enrique Dussel, contada con palabras de esta guía. No es una cita textual.
Pregunta-espejo: ¿Mi mensaje de error le habla a una persona o solo a un dato?
Séneca
lente del cuidado interiorSon muchas más las cosas que nos asustan que las que de verdad nos aprietan.
— idea tomada de Séneca, contada con palabras de esta guía. No es una cita textual.
Pregunta-espejo: ¿Qué de mi tabla me asustaba antes del semáforo y ya no?
Luciano Floridi y la Onlife Initiative
lente de la infoesferaLas configuraciones por defecto de una tecnología deberían respetar y proteger a la persona que la usa.
— idea tomada de Luciano Floridi y la Onlife Initiative, contada con palabras de esta guía. No es una cita textual.
Pregunta-espejo: ¿Mi hoja protege a quien la usa, o solo lo corrige después?
Nota para el docente. Las tres ideas están contadas con palabras de esta guía a partir del pensamiento de cada autor; no son citas textuales. De 9.º en adelante se trabajan con la obra y su referencia.
Cinco dimensiones que te llevas.
No solo aprendiste un tema. Mira en cinco direcciones lo que esta sesión dejó en ti.
Personal
Aprendiste a hacer que la hoja te avise, en vez de revisarla tú fila por fila. Es delegar bien.
Emocional
Una tabla entera asusta; un semáforo dice dónde mirar. Separar lo que aprieta de lo que asusta se aprende.
Ciudadana
Un formulario público que rechaza sin explicar maltrata a la gente. Saber escribir un mensaje de error claro es una forma de respeto.
Local
En el tul nasa cada planta va en su categoría y el equilibrio se cuida solo. Tu hoja hace lo mismo con una lista desplegable.
Intergeneracional
El tul se aprende en la casa, viendo dónde va cada planta. Tu hoja cuidada la puede usar alguien que no sepa Excel.
Transferencia a tu vida
La próxima vez que un formulario te rechace algo sin explicar, piensa qué mensaje le habrías puesto tú.
¿Qué te llevás de esta guía?
Escribe en tus propias palabras: qué aprendiste, qué te sorprendió, o cómo conecta con tu vida. Máximo 800 caracteres. No se califica — es para ti.
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Introducción
Activación de conocimientos previos y planteamiento del problema o pregunta orientadora.
Desarrollo conceptual
Explicación de los contenidos de la sesión con ejemplos, recursos visuales y referencias.
Actividad práctica
Ejercicio individual o colaborativo donde aplicas lo aprendido.
Evaluación
Cuestionario interactivo, producto o reflexión escrita para evidenciar el aprendizaje.